明細表格的幫助 (Chinese Translation of Manager Tools’ article “Checklist Help”)

dreamstime_xs_22808519 (240x240)Note: The following passage is a Chinese translation of the article “Checklist Help” from Manager Tools’ newsletter. You can find the entire newsletter at this link. The author of the article is Ms. Dani Martin, and Manager Tools has been very generous in granting me the permission to translate and publish the article on my blog. My only intention is to share actionable managerial thinking and tips with a broader, like-minded audience. Please feel free to comment or to suggest ways to improve my translation for future articles. Thank you.

明細表格的幫助

明細表格已經成為了我在 Manager Tools 上班的一樣最寶貴與依賴的工具。當我從 Maggie 手上接收所有會議的後勤,我覺得自己完全失去了方向。不知所措。我老是知道有些事情我忘了去做。有些事情我花了多超過所需要的時間,因為我的腦海中一下記不得所有的步驟。於是我開始做表格。把一些比較複雜或有技術性的作業寫下來做個說明。我常常會坐在我的辦公桌前把一個網頁打開在我的電腦桌面上,然後寫下我在電腦中一個一個點擊在我的辦公桌面的記事本。隨著時間我的表格會越做越好。我在我們所有公共會議的每一個作業上,我還加了時間表和截止日期。

到最後,我開始覺得自己並不是那麼不知所措,所有的細節和作業感到更加得心應手。我不需要參照表格也能記得在會議上什麼需要做和什麼已經完成的事。然後當 Maggie 把會議後勤一大部分接收回來之後,我才了解這些明細表還有另一個重要的角色。他們對清楚劃分每個人的責任和溝通狀態上非常的有用。Maggie 和我對我們每年一百多個會議之內的事都能在任何時候確切地瞭如指掌。

現在兩年以後,我可以做會議前每一部分的準備工作而不必想太多。但我幾乎每天還是持續不斷用我所做的明細表。因為這些表格並不是只在學習上使用。當我們已經做的很熟練而不用去想,他們也可以成為我們自信心的一個制衡。我們大腦有時會自己進入一個自動駕駛的狀態,那就是一個疏忽和錯誤發生的時候。

也許你已經在你的工作角色上已經有足夠長的時間,所以你不需要明細表格的幫助。但如果你僱用一個新員工,使用一個新系統,或將給你的員工更多的指示,有一個明細表會有更好的效率!

如果您有興趣去了解更多有關明細表格的價值,我建議您閱讀由 Atul Gawande 所寫的 The Checklist Manifesto。

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